Stoppa e-postfloden!
E-postmeddelanden gör dig lycklig. När det lovligt plinges eller proklamerar datorns röst "Du har mail!", Släpps lyckohormondopaminet, forskare har hittat. Tyvärr håller lycka inte länge.
Eftersom varje e-post landar en ny punkt på uppgiftslistan måste en ny informationsbit smältas. Och vid något tillfälle blir det obekvämt: För när vi har tappat bort allt i vår full inkorg, vad vi behöver göra just nu, vem väntar på ett svar och vad vi säkert kan ignorera - och ännu fler och fler meddelanden häller in i brevlåten till människor som vill ha något från oss. Det är också stressigt, frustrerande och kostar fortfarande en stor del av vår arbetstid: 70 procent av de anställda spenderar en timme om dagen på e-post. Hur kan vi hantera att inte sjunka i översvämningen av e-post?
1. Stäng av automatisk meddelande!
Gör utan "pling"! "Att vara ständigt tillgänglig är ett av de vanligaste misstagen när det handlar om e-postmeddelanden", säger Petra Schmidt, organisatorisk coach och grundare av företaget "profilplan". Varje gång ett nytt mail anländer, förleder vår nyfikenhet oss för att snabbt se vilka nyheter som finns där ute. Under några sekunder blir uppmärksamheten - om vi har arbetat koncentrerat, blir vi synkroniserade. "Speciellt när du sitter i en svår uppgift är ett e-mail en välkommen ursäkt för att avbryta arbetet", säger Petra Schmidt. Emellertid avbryts de oftare i en koncentrerad aktivitet, desto längre behöver de och de tidigare misstagen kommer att krypa in.
2. Planera fasta tider för e-postbehandling!
Coach Petra Schmidt rekommenderar att du bara tittar i brevlådan tre gånger om dagen - såvida du inte arbetar i en bransch där informationen måste bytas snabbt. I de allra flesta e-postmeddelanden är det tillräckligt om vi svarar inom två till tre timmar - och i nödsituationer kan avsändaren också ringa. Du bör kontrollera e-post när du har startat datorn på morgonen. Detta kommer att berätta om några viktiga meddelanden har skickats till dig dagen innan efter arbetet. Den andra e-postkontrollen sker ungefär en till en halvtimme före din lunchpaus - då kan du svara på akut behov före pausen. För tredje gången kontrollerar du inkorgen 1-2 timmar före stängningstiden. "Berätta för dina kollegor att du behandlar dina mail på fasta tider", berättar Petra Schmidt. Vissa människor skulle bli förvånad om de inte fick någon reaktion från dig efter tio minuter.
3. Redigera e-post på en gång!
Skriv ett e-postmeddelande här, ring ett kort telefonsamtal, tinker mellan tiderna vid nästa presentation - så att du kommer överens med ditt arbete är svårt. Bättre: Göra liknande uppgifter på en gång. Ta dig tid att svara, sortera eller radera alla e-postmeddelanden - efter det kan du koppla av och ägna dig åt andra uppgifter. Ideellt kommer din e-postbrevlåda att röjas efter varje besök.
4. Spara e-postmeddelanden ordentligt!
Svårt men med lite disciplin men möjligt: Inkorgen ska inte vara så lång att du inte kan se den helt på din skärm med en blick, berättar organisationschefen Petra Schmidt. E-postmeddelanden som innehåller viktig information som du vill behålla för lagring lagras i mappar. Petra Schmidt rekommenderar att du inte använder ditt e-postprogram men lagrar e-postmeddelandena på hårddisken. I Outlook kan du till exempel spara meddelandena, inklusive bilagor, i filformatet * .msg och placera dem i dina vanliga filmappar på hårddisken. Så här har du lagrat dokument och korrespondens för ett projekt på samma plats. Beroende på vad som passar ditt arbete kan du också tänka på en annan användbar mappstruktur. Viktigt är bara: Inkorgen är inte permanent lagring!
5. Tryck bara på varje e-post en gång!
När du redigerar e-postmeddelanden sparas inga uppgifter för senare! Om du förväntar dig ett svar, svara omedelbart, flytta information till lämplig mapp. I många e-postprogram har du möjlighet att konvertera meddelanden till uppgifter och därmed hålla en att göra-lista på datorn. Vad du inte vill permanent spara som en info eller som en uppgift i ögat: Ta bort!
6. Lär känna ditt e-postprogram!
Outlook, Entourage, Thunderbird och Co. kan göra mycket mer än bara skriva och ta emot e-postmeddelanden. Det är värt att lära dig några knep: Skicka e-post direkt till specifika mappar eller märka dem så att du snabbt kan hitta alla meddelanden som hör till samma ämne. I datorkurser eller guideböcker kan du ta reda på vilka alternativ ditt program erbjuder.Den tid du investerar för att lära dig sådana tricks, kommer du snabbt ut!
7. Samtalstider ofta!
Inte alltid e-postmeddelandet är det rätta sättet att kommunicera. I telefon kan komplicerade eller känsliga problem lösas snabbare - och risken för missförstånd är mycket lägre. "Rösten är en annan kommunikationskanal genom vilken du kan känna reaktioner", förklarar Petra Schmidt. Samtalet tvekar eller skrivs ut? På telefon märker vi detta omedelbart - och kan fråga vad som stör det andra. Det är mycket svårare och tidskrävande via e-post, om det fungerar alls.
