Konsten att djupa stapla

På två timmar kan vi inte göra det, det ger mig inget hopp. Christine Widmayer ger en enda blick för att bedöma situationen. Vi står inför hennes nya ärende, brottsplatsen är mitt skrivbord, den skyldige är jag. Vi tittar på högarna på, under och bredvid bordsskivan, de pappersberg som har vuxit stadigt under de senaste månaderna och åren. Dessa berg verkar för mig oändliga. För Widmayer, å andra sidan, är jag ett enklare fall. Hon har sett många kontor där inte ens golvet var synligt. På två coachningstimmar lovar hon mig, kaoset kommer inte att vara helt klart, men hon kommer att arbeta med mig för att utveckla ett slags stack-undvikande system för framtiden.

Christine Widmayers kontorsorteringstjänst www.absolut-sortiert.de kallas av både större företag och egenföretagare, och de har alla samma problem: pappersbunten på skrivbordet har vuxit över huvudet. Widmayer hjälper dem igen. Vissa bokar dem i två timmar som jag, andra i 20 eller bara i flera veckor. Hennes värsta fall var en advokat vars sekreterare hade lämnat ett kontor fullt av travar. Fyra veckor, säger Widmayer, hade hon knappt kommit ut ur rummet. Hon är en kvalificerad bibliotekarie och har arbetat som projektledare, hon känner sig vägen runt sorteringsstrategier. Och att rensa upp saker från andra är mycket lättare än att äga dem i alla fall, eftersom du är borta.

Att hålla ordning ger arbetstid

Jag mår bättre så snart hon berättar för mig att hon själv var ganska kaotisk en gång. Och rapport: Från min sista skatt, där jag har sökt i de dammiga högarna en hel dag på jakt efter kvitton. Av den glömda check, som jag var nöjd med att hitta och av damen i banken, som nästa dag inte bara vägrade att kontantera checken, utan såg på honom som ett gammalt ben. Det var när jag började drömma om en tom bordsskiva, arkivera papper och en stressfri skattedeklaration.

"I genomsnitt lägger vi 20 procent av vår arbetstid på sökningar", säger Widmayer. Ett alarmerande nummer. På en vecka är detta en hel arbetsdag, på ett år 50 dagar! Ganska mycket tid som jag kunde använda för andra saker. Psykologiskt, säger Widmayer, är det också oerhört bra att komma till ett skrivbord på morgonen, där ingenting eller bara Att göra-listan ligger. Detta undviker också denna förkrossande känsla som jag bara känner alltför väl: man vet inte vad man ska göra med, reser sig först igen för att göra ett te och är desto mer desperat, om man tillbaka vid bordet knappt har plats för koppen hittar.

På mitt skrivbord känner Widmayer igen några spår av försöken, men på något sätt att fastställa ordning: En hängande hylla som flyter över. Två pennlådor där allt annat än pennor lagras. Jag skäms lite när jag ska höja lådorna i en rullbehållare och vi stöter på en tvåårig knäckt kexrulle. Men Christine Widmayer lugnar mig: Jag är lika rörig som de flesta andra. "Vi föddes bara inte för att hålla ordningen," säger hon, "delvis för att vi tenderar att skjuta upp och för det andra för att vi bara inte vet var vi ska sätta det."

Så det viktigaste är att skapa ett system som fungerar. Att hitta en plats för allt som hamnar på skrivbordet. Jag får en läxuppgift: På helgen ska jag titta på mina högar, ta varje papper i handen och tänka på vad jag vill göra med det, hur ofta jag behöver få tillgång till det och var dokumentet bäst skulle lagras. Det första steget i att eliminera staplar, lär jag mig, är att stapla upp nya stackar, systemstaplar. Grupper med kategorierna "Kasta bort", "Ge bort", "Arkivering", "Fortfarande fungerar".

En vecka senare, när Christine Widmayer återvänder, ser det ännu mer rörigt ut vid första anblicken än tidigare, eftersom golvet i min studie är täckt med nya travar. Det har varit en hel del, för jag har skapat några fler kategorier när jag sorterade, till exempel "läst ännu", "bokstäver", "informationsarkivering" eller "foton".

Enkla verktyg gör det lättare att hålla saker organiserade

Nästa steg är att sortera staplarna. Tillsammans tänker vi på vilka organisatoriska verktyg som är bäst för mig: En platt hylla? Brevlådor? Hängande fil? En skrivbordsmapp eller kanske föredrar inställningsfiler? Frågor som jag aldrig har tänkt på tidigare. "Alla måste ta reda på vilka system som passar dem bäst", säger Widmayer. Men hon rekommenderar några grunder. Till exempel en inkorg så att du kan förstrukturera allt som kommer in. En rullande behållare för pågående projekt som kan sorteras i avstängda filer.Hon är också ett stort fan av dessa genomskinliga klara omslag, som kan användas för att sammanfatta flera ark - ett mycket enkelt men effektivt verktyg, särskilt om du fäster en post-it på topparket och skriver ner vad som finns i det och vad som händer borde.

Jag väljer en skrivbordsmapp för aktuella projekt, för äldre samlare för äldre dokument och klassiska tjockmappar. I framtiden borde jag söka igenom mina dokument en gång i veckan. "Order är inte ett villkor", varnar hon, innan hon lämnar igen och lämnar mig ensam med mitt nya system, "du måste arbeta permanent mot kaoset."

Låt oss se om det fungerar. Om inte, kan jag fortfarande imitera en av deras klienter på någon tidpunkt: Han tar inte upp sina saker längre, men har ett hörn i Christine Widmayers studie. Hon förvarar alla hans dokument, förbereder skatten för honom. Och när han behöver något behöver han aldrig söka, bara ringa henne.

Christine Widmayers kontorsorteringstjänst "absolut sorterad" erbjuder individuella råd om kontorsorganisation i Berlin-Brandenburg-området. Priser och information på www.absolut-sortiert.de.

Så beställ på skrivbordet

Vad du kan göra på två minuter: Få det gjort! Annars klistra ett Post-It på det och skriv ner vad du vill göra med det.
Allt du behöver snabbt och ofta ska vara inom räckhåll; de andra dokumenten finns i hängande filer i rullbehållare eller i mappar i hyllorna, till exempel.
Allt som ligger platt tar mycket utrymme. Bättre: lagra upprätt, i upphängningsfiler eller lagringsmappar. Fördelen med att ställa in mappar: De har inga öglor och krokar på sidorna, så att du enkelt kan lägga dem i fickan och ta med dig.
Om du vänjer dig med att kontrollera brevlådan varje dag kan du spara mycket tid: i den första korgen, allt som är nytt, i den andra korgen, de aktuella projekten och i botten de färdiga dokumenten som kan skickas till postkontoret ,
Lådor lockar kaos. Bästa användningen endast för kontorsmaterial som stans, Tesafilm, häftapparat, etc. Den som vill ha ännu mer ordning kan också få lådeseparatorer.
Inte bara störningar, även dåliga kontorsmaterial äter tid! Till exempel slå vissa sig själva i flera år med en halvbruten hålslag. Häftapparaten ska häfta, klistra fast limpinnen, klipp saxen så banal som det kan låta.
Perfekt för de första Vorstrukturieren är transparenta skydd. På det övre arket kan du fästa en post-it och skriva ner vad som finns i det och vad som ska hända med det. För avancerade användare: En andra post-it uppe till vänster på skärmen påminner dig om hur lång tid detta arbete ska ta. Så du kan strukturera en hel arbetsdag.
Kasta bort: Det som lätt kan återvinnas och inte behövs snart ska gå till papperskorgen. Vad du vill arkivera samlas bäst i arkivlådor eller mappar och tydligt märkta.
Om du behöver kreativt kaos kan du enkelt flytta scenen: Häng exempelvis ett stiftbräde på väggen och samla allt där som inspirerar dig. Vissa har också på sig en kreativ ruta som de bläddrar efter vid behov.
Om du arbetar med att göra-listor bör du bara använda en om möjligt. När det gäller flera arbetsplatser finns det att göra-listor på Internet (adress se webbtips).

Tips för läsning och surfing

För att läsa mer: Anne Brunner: Pocket Power Soft Skills: Order into Chaos. Hanser Wirtschaft 2007, 5,90 Euro Jürgen Kurz: Ryddad för alltid. Tjugo procent mer effektivitet på kontoret. Gabal-Verlag 2007, 19,90 Euro Susanne Roth: Bara städat! Besegra kaoset på 24 timmar med förenkla metoden. Campu Verlag 2005, 17,90 euro Christopher A. Weidner: Feng Shui mot kaoset på skrivbordet: Stressfri och framgångsrik på jobbet. Rowohlt 2004, 9,95 Euro

Länkar: - På www.bumptop.com (tidigare endast Windows) kan du ladda ner ett program som förvandlar skrivbordet till ett virtuellt skrivbord. Dokument och program placeras på bordsskivan, anteckningar är fästade på väggen, post-it sticker där du behöver dem just nu? som på ett riktigt skrivbord. Det finns också "städa upp" -funktionen, som buntar alla dokument staplade på det virtuella skrivbordet. Nackdelen: Du måste också gå igenom det då och då. -Gratis online-att-göra-listor finns till exempel på www.tadalist.com, www.todooo.com eller www.rememberthemilk.com. Tips för ökända pushers finns till exempel i den bifogade bloggen till boken "Saker fixas utan en gnista av självdisciplin" (Katrin Passig, Sascha Lobo, Rowohlt 2008, 19.90 Euro) på www.prokrastination.com. Intressant är GTD: s självhanteringsprincip (Getting Things Done) av David Allen, mer på www.43folders.com. Egenföretagare kan hitta strategier på www.freelanceswitch.com.