Från nytt arbete till framtida arbete: Intervju med Irene Oksinoglu från Otto
Irene Oksinoglu, vad menas med Otto under nytt arbete?
Vi sammanfattar megatreningen New Work för oss under termen Future Work för att se hur vi kan översätta denna utveckling till Otto. I konkreta termer grundades det framtida arbetsinitiativet för att prioritera och sortera alla åtgärder som äger rum. Vi förstår detta initiativ som en process som kommer att ta lång tid. Otto tog upp ämnet när vårt kontorsutrymme ändrades och märkte att vackra möbler inte hjälper om det inte används effektivt. Det var då vi insåg att vi också var tvungna att ta hand om attityd och tankegång. I slutet av 2017 proklamerade vi till exempel framtidsarbete ett kärninitiativ och jag tog över ledningen.
Hur exakt är din framtida arbetsgrupp placerad?
Mitt team har en korsfunktionell komposition och är väldigt flexibel genom att vi får människor som vi bara behöver som experter för att arbeta på ett visst ämne. Kärnteamet består av en områdeschef och en expert från IT, förändringsledning och företags kommunikation.
Vilken innehåll hanterar det framtida arbetet?
Under Future Work sammanfattar vi tre pelare: rymd, digitalitet och kultur. Den första pelaren, rymden, kallas också aktivitetsbaserad arbete. Vi ser våra rum på Otto som ett multi-space-koncept. I vilket jag alltid kan hitta den arbetssituation som jag behöver göra mitt jobb på bästa möjliga sätt. Därför har vi utformat våra områden i gruppen väldigt olika beroende på behovet av att kunna välja rätt arbetsplats: Om jag vill arbeta fokuserat och fokuserat, går jag till vila jobb, om jag vill ha en konfidentiell konversation finns det lämpliga rum eller telefonuttag om jag vill göra projektarbete träffar jag med mina kollegor på projektområdena, för kreativt arbete finns det rum där du kan brainstorma och märka väggar och limning.
Är detta erbjudande hos Otto utöver det fasta egna skrivbordet?
Inte i framtiden. Vi omarbetar alla områden och de nya områdena stöder delningsprincipen. Jag tittar på vad jag har planerat för min dagliga rutin och ser därför mina områden. Alla arbetsplatser är utrustade med samma teknik. Detta sträcker sig över hela vår campus, vi har en boulevard utanför och ett trädgårdsområde med vattentäta socklar. Och speciellt på eftermiddagen kan du använda matsalens eller bistros lokaler som arbetsplats. Lägg till det mobila rummet. Säg samarbetsplatser eller hemmakontor, så hela ämnet för mobila arbeten.
Den andra pelaren var termen digitalitet.
Ämnena digitalt eller digitalt kontor påverkar starkt vårt arbete. Vi inkluderar alla tekniska möjligheter som vi använder för att göra våra arbetsprocesser så enkelt som möjligt. Det är viktigt för oss att vi inte styrs av tekniken, utan att vi aktivt väljer tekniken för oss. För närvarande innebär det att vi introducerar Office 365. Eftersom det gör det möjligt för oss att effektivisera vår kommunikation och främja öppenhet. Digitalisering innebär också att kunna dela kunskap och information för att vara mer produktiv. Med Office 365 har vi data i molnet, kan stödja mobilt arbete och samarbeta i samarbete, eftersom vi kan komma ihop med dokument. Jag kan få tillgång till mina data från vilken enhet som helst, vilket är så trevligt och så lätt att uppleva: Till exempel när jag redigerar en PowerPoint-presentation på min servicetelefon och den är också tillgänglig för andra kollegor i molnet samtidigt. Ämnenna för nätverksarbete och realtidsarbete är viktiga för oss.
Saknar den tredje pelaren: kultur.
Här sammanfattar vi den nödvändiga tankesätt som krävs för att acceptera förändringarna positivt. Vi undersöker vilka beteendemönster som behöver ifrågasättas, omprövas och ändras för att på bästa möjliga sätt kunna utnyttja innehållet i pelarna i rymden och digitaliteten. Och det är där vi sätter folk i mitten. Naturligtvis har vi olika generationer och personligheter bland de anställda och olika uppgifter måste uppfyllas. Vi är fast övertygade om att det inte finns några filtsvar. Men det är viktigt att kontrollera var en förändring är nödvändig. Och det är kulturens uppgift. Och naturligtvis är alla tre pelarna sammanvävda.
Hur är Otto-medarbetarna involverade i förändringsprocessen?
Det var en kick-off händelse där vi kommunicerade de tre pelarna, men meddelade också flytten till de nya arbetsytorna.Arbetstagarnas fortsatta medverkan sker proaktivt, men också passivt. Vi rapporterar regelbundet som en del av en Future Work-blogg och på vår intranät. Omlokaliseringarna av lagen är nära och individuellt åtföljda av förändringsavdelningen och omlokaliseringen. Vi ser att vi ger utrymme för alla frågor och hittar ett svar på allt. Vi ger våra kollegor tid att vänja sig till nya utrymmen så att saker som ser ut nya och annorlunda i första hand kan bli normala och naturliga över tiden. Den tekniska konvertering till Office 365, tillkännagav vi i en obligatorisk kick-off-händelse, där vi också en gång om ämnet attityd tas emot. Vi förklarade: varför gör vi det här? Varför anser vi att det är nödvändigt att ändra vårt sätt att arbeta? När allt kommer omkring är vi inte intresserade av New Work, för vi läser mycket om det i media, men för att vi behöver det för att kunna förbli konkurrenskraftiga. Vi gör mycket synligt och öppet och låt dem som redan upplever processen berätta om det.
Vilken återkoppling finns det från de anställda till förändringarna?
De är glada. Många säger att de arbetar för Otto eftersom atmosfären är viktig för dem. Och denna atmosfär är också kopplad till framtidsarbete. Vissa kollegor är väldigt tacksamma för Office 365 för att prova det djärvt och omorganisera i enlighet med att de känner igen mervärdet. Andra behöver vänja sig på de nya verktygen och vi ger dem tid att göra det. Den vackraste återkopplingen var när vår VD Katy Roewer meddelade att vi var nominerade med Future Work-projektet för Xing New Work Award och alla kollegor från andra avdelningar såg fram emot att träffa oss.
Varför är framtidsarbete nominerat till priset?
Självklart vet jag inte varför juryn valde oss. Jag kan säga två saker som vi gör annorlunda: vi formar den stora bilden. Många på New Work ser bara nytt utrymme och nya kontorsmöbler, eller nya IT-system eller bara arbetskulturen. Men i vår Future Work-triad går de tre pelarna hand i hand. Och vi går in i människan. Vi uppmärksammar enskilda behov och försök att inte generalisera. Vi vill inte drivas av trender, men se till att se vad som passar in i den befintliga Otto-kulturen.
På ChroniquesDuVasteMonde Academy ägnar vi alltid särskild uppmärksamhet åt kvinnornas roll. Vilka möjligheter erbjuder framtida arbetskvinnor till Otto?
Oavsett framtidsarbete finns det olika program hos Otto som främjar och stöder kvinnor och särskilt mödrar. Till exempel flexibla arbetsmodeller, många hemmakontor och flexibla kontrakt. Vi ser mervärdet och den ökande motivationen från arbetet till det privata livet passar. Med Katy Roewer har vi också en styrelse som arbetar i 80% position. Det här är en bra förebild. Framtida arbete accentueras mer av attitydproblem, eftersom vi vill erkänna att människor arbetar produktivt från överallt. Inte bara framför skärmen vid skrivbordet. I slutet av dagen handlar det bara om att få resultaten rätt.
Tack för intervjun, Irene Oksinoglu
